Upisivanjem u sustav mentori/ce predlažu teme o kojima se raspravlja na katedrama, a šef/ica katedre naknadno objavljuje odobrene teme svoje katedre u skladu s rokovima definiranima u Pravilniku o završnom i diplomskom radu. Teme nakon objave postaju vidljive studentima.
Student/ica može rezervirati temu ako su zadovoljeni sljedeći uvjeti:
Tema mora biti slobodna.
Student/ica mora imati upisanu završnu godinu studija i predmet Završni/Diplomski rad.
Student/ica mora imati odslušanu radionicu o izradi završnih/diplomskih radova (iznimno riješen test samoprocjene).
Upisani studijski program studenta/ice (ako postoji na studiju) mora odgovarati studijskom programu za koji je tema predviđena.
Rezervacije za određene studije moguće su samo u unaprijed određenom vremenskom periodu.
Student/ica ima ograničenje po studiju, pa ako je upisan samo jedan studijski program, može rezervirati samo jednu temu.
Nije moguća rezervacija teme koja je ranije već bila rezervirana od strane studenta/ice. Odnosno, ako je iz nekog razloga otkazana rezervacije za neku temu, istu temu student/ica ne može rezervirati.
Mentori/ce unutar akademske godine imaju kvotu radova po studiju (ovisno o broju prvi put upisanih studenata/ica u završnu godinu studija) i ukupnu kvotu za sve studije (20 radova).
Student/ica mora obavezno kontaktirati mentora/icu putem sustava poruka u aplikaciji, osobno ili putem e-maila vezano uz mogućnost rezervacije teme rada.
Mentor/ica prihvaća ili odbija rezervaciju teme.
U slučaju odbijanja rezervacije, student/ica rezervira drugu temu, a u slučaju prihvaćanja rezervacije, student/ica u dogovoru s mentorom/icom počinje pisanje rada.
Nakon izrade rada student/ica predaje digitalnu verziju rada u sustav. Prvo je potrebno predati radnu verziju, jednu ili više njih na koje student/ica dobije komentare od mentora/ice. Nakon što mentor/ica potvrdi ispravnost radne verzije, student/ica predaje finalnu verziju.
Mentor/ica potvrđuje finalnu verziju ili pretvara finalnu verziju u radnu i vraća na doradu.
Nakon prihvaćanja finalne verzije rada od strane mentora/ice, student/ica plaća troškove završetka studija i postavlja u sustav potvrdu o uplati.
Potvrdu o podmirenju svih dugovanja studenta/ice prema Fakultetu potvrđuju u sustavu za to ovlaštene osobe iz računovodstva i knjižnice. Ako student/ica ima dugovanja prema Fakultetu, bit će kontaktiran/a od strane ovlaštene osobe.
Student/ica u sustavu potvrđuje izjavu o izvornosti i predaju finalne verzije rada.
Referada printa Obrazac B koji sadrži unaprijed potvrđene izjave studenta/ice i potvrdu o podmirenju svih dugovanja, te u sustavu potvrđuje da student/ica zadovoljava sve formalne uvjete za obranu rada.
Mentor/ica određuje mjesto i vrijeme obrane.
Referada potvrđuje zakazano mjesto i vrijeme obrane.
Nakon održane obrane, u sustavu se popunjava obrazac Zapisnika o obrani završnog/diplomskog rada te se obrana odmah zaključuje.
Student/ica podiže Uvjerenje o završetku studija u studentskoj referadi nakon obrane i upisa podataka o obrani u sustav.
Metapodaci i rad objavljuju se u sustavu Dabar (Digitalni akademski arhivi i repozitoriji) prema uvjetima koje je postavio/la student/ica.